KİŞİSEL
VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Hedef
Kitle:
Rena
Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi Tarafından Kişisel Verileri
İşlenen Tüm Gerçek Kişiler
Hazırlayan:
Rena
Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi
Onaylayan:
Rena
Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi Yönetim Kurulu
BÖLÜM
1 – GİRİŞ
1.1.
GİRİŞ
1.2.
POLİTİKANIN AMACI
1.3.
KAPSAM
1.4.
TANIMLAR
1.5.
POLİTİKANIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI
1.6.
POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ
BÖLÜM
2 – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
2.1.
KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
2.2.
VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ; BU HAKLARI ŞİRKETİMİZE İLETECEĞİ
KANALLARIN
YARATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN
DEĞERLENDİRMESİ
2.3.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
2.4.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
BÖLÜM
3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
3.1.
KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK İŞLENMESİ
3.2.
KİŞİSEL VERİLERİN, KVK KANUNU’NUN 5. MADDESİNDE BELİRTİLEN KİŞİSEL VERİ
İŞLEME
ŞARTLARINDAN BİR VEYA BİRKAÇINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI
OLARAK
İŞLEME
3.3.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.4.
KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
3.5.
BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME
FAALİYETLERİ
İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ
3.6.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI
BÖLÜM
4 – DİĞER HUSUSLAR
4.1.
ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASININ DİĞER
POLİTİKALARLA
OLAN İLİŞKİSİ
4.2.
ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI YÖNETİM YAPISI
1.1.
GİRİŞ
Kişisel verilerin
korunması, şirketimizin en önemli öncelikleri arasındadır. Bu konunun en önemli
ayağını ise işbu politika ile yönetilen; çalışanlarımızın, çalışan
adaylarımızın, şirket yetkililerinin, şirket hissedarlarının
ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları,
hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin
korunması ve işlenmesi oluşturmaktadır.
Türkiye Cumhuriyeti
Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme
hakkına sahiptir. Bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda, Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret
Limited Şirketinin işbu politika
ile yönetilen; çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, şirket yetkililerinin,
şirket hissedarlarının ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların
çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel
verilerinin korunmasına gerekli özeni göstermekte ve bunu bir şirket politikası
haline getirmektedir.
Bu kapsamda, ilgili
mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi tarafından
gereken idari ve teknik tedbirler azami düzeyde alınmaktadır.
Bu politikada kişisel
verilerin işlenmesinde Rena Mimarlık
Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi benimsediği ve aşağıda sıralanan
temel ilkelere ilişkin detaylı açıklamalarda bulunulacaktır:
• Kişisel verileri hukuka
ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
• Kişisel verileri doğru
ve gerektiğinde güncel tutma,
• Kişisel verileri
belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
• Kişisel verileri
işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
• Kişisel verileri ilgili
mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar
muhafaza etme,
• Kişisel veri
sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
• Kişisel veri
sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,
• Kişisel verilerin
muhafazasında gerekli tedbirleri alma,
• Kişisel verilerin
işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında,
ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,
• Özel nitelikli kişisel
verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme,
• Kişisel verileri yasaya
uygun olarak imha etme.
1.2.
POLİTİKANIN AMACI
Bu politikanın temel
amacı, Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi tarafından hukuka
uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin
korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu
kapsamda çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, şirket yetkililerinin, şirket
hissedarlarının ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların
çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin başta olmak
üzere kişisel verileri kurumumuz tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek
şeffaflığı sağlamaktır.
1.3.
KAPSAM
Bu politika; çalışanlarımızın,
çalışan adaylarımızın, şirket yetkililerinin, şirket hissedarlarının
ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları,
hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi
bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla
işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
Yukarıda belirtilen
kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri gruplarına ilişkin işbu politikanın
uygulama kapsamı politikanın tamamı olabileceği gibi; yalnızca bir kısım
hükümleri de olabilecektir.
1.4.
TANIMLAR
Açık
Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan
ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Çalışan
Adayı: Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda
bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketin incelemesine açmış olan
gerçek kişiler
İşbirliği
İçerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri:
Şirketimizin her türlü iş
ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak
bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri
dahil olmak üzere, gerçek kişiler
Kişisel
Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen
otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla
otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza
edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması,
devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da
kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü
işlem
Kişisel
Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Örneğin müşteriler, hissedarlar, çalışanlar v.b.
Kişisel
Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye
ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin
işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin ad soyad, TCKN, e-posta, adres,
doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası vb.
Özel
Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce,
felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya
da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik
tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli veriler
Şirket
Hissedarı: Şirket kurucuları ve kurucu temsilcileri gerçek
kişiler
Şirket
Yetkilisi: Şirketin Genel Müdürü ve diğer yetkili gerçek kişiler
Veri
İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun
adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir. Örneğin müşterilere satış
sözleşmesini imzalatan satış sorumlusu, şirketin muhasebe departmanı vb
Veri
Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını
belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt
sistemi) yöneten kişi
Ziyaretçi: Şirketin
sahip olduğu fiziksel showroom, gibi yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan
veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler
1.5.
POLİTİKANIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI
Kişisel verilerin
işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler
öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve politika arasında
uyumsuzluk bulunması durumunda, Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited
Şirketi yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika,
ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralların Rena Mimarlık Tasarım
Sanayi Ticaret Limited Şirketi uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak
düzenlenmesinden oluşturulmuştur. Şirketimiz, KVK Kanunu’nda öngörülen yürürlük
sürelerine uygun hareket etmek üzere gerekli hazırlıklarını yürütmektedir.
1.6.
POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ
Şirketimiz tarafından
düzenlenen bu politika 01.01.2022 tarihlidir.
BÖLÜM
2 – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
Şirketimiz, KVK
Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin
hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak
için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari
tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya
yaptırmaktadır.
2.1.
KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirketimiz, aşağıda
belirtilen hususlarda veri güvenliği konusunda gerekli hukuki, teknik ve idari
tedbirleri almakta, bu konuda en üst düzeyde dikkat ve özeni göstermektedir.
Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca “veri güvenliğini” sağlamaya
yönelik alınan aksiyonlar ve tedbirler aşağıda belirtilmektedir.
• Şirketimiz, kişisel
verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlara göre
teknik ve idari tedbirler almaktadır. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri
KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı
dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da
devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden
gerekli taahhütler alınmaktadır.
• Şirketimiz, kişisel
verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını
veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak
verinin niteliği ve teknolojik imkânlar doğrultusunda teknik ve idari tedbirler
almaktadır.
• Şirketimiz, kişisel
verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı
olarak erişilmesini önlenmesi ve verilerin hukuka uygun muhafazasını sağlanması
konusunda kişisel verileri aktarmış olduğu iş ortakları ve tedarikçiler gibi veri
işleyen kurumlar nezdinde farkındalıkları arttırmaktadır.
• Şirketimiz veri
sorumlusu olarak kişisel verileri işlerken uymak zorunda olduğu yükümlülükler
ve bu konuda geliştirdiği hukuksal, idari ve teknik tedbirlere uyma zorunluluğu
Şirketimizin tedarikçi, iş ortağı gibi çeşitli sıfatlarla ilişkide olduğu veri işleyen
kurumlara veri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetin niteliğiyle uyumlu
bir şekilde sözleşmesel olarak yükletilmektedir. Ancak sözleşmelere rağmen
şirketimiz ile eşdeğer yahut asgari düzeyde gereken idari ve teknik tedbirleri
almayan veri işleyen kurumların, denetimi konusunda şirketimizin bir
yükümlülüğü olmamakla birlikte riskli görülmesi halinde veri aktarımını durdurma
hakkı saklıdır.
• Şirketimiz, kişisel
verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok
edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar
doğrultusunda gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
• Şirketimiz, KVK
Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri
yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları şirketin iç işleyişi
kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi
için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.
• Şirketimiz, KVK
Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan
yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede
ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.
2.2.
VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ; BU HAKLARI ŞİRKETİMİZE İLETECEĞİ
KANALLARIN YARATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN DEĞERLENDİRMESİ
Şirketimiz, kişisel veri
sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken
bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli
kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir. Kişisel
veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak şirketimize
iletmeleri durumunda şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve
en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin
ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, şirketimiz tarafından KVK Kurulunca
belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;
• Kişisel veri işlenip
işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri
işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin
işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt
dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik
veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu
kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini
isteme,
• KVK Kanunu ve ilgili
diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini
gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya
yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin
aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin
münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin
kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin
kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın
giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
KVK Kanunu’nun 13.
maddesinin 1inci fıkrası gereğince yukarıda belirtilen hakların kullanılması
ile ilgili talebin “yazılı” veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulunun
belirlediği diğer yöntemlerle şirketimize iletilmesi gerekmektedir. Kişisel
Verilerin Korunması Kurulu şu aşamada herhangi bir yöntem belirlemediği için başvuruların
Kanunun amir hükmü gereği yazılı olarak şirketimize iletilmesi gerekmektedir.
Yukarıda belirtilen
hakların kullanılması için, kimliği tespit edici gerekli bilgiler ve kullanmak istenilen
haklara yönelik açıklamalarla birlikte talebin, Kanunun 11. maddesinde
belirtilen hangi hakkın kullanımına ilişkin olduğunun da belirtilerek şirketimize
iletilmesi; talebe ilişkin başvurunun daha hızlı ve etkili bir şekilde
cevaplandırılmasını sağlayacaktır.
Bu çerçevede şirketimiz, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13.
maddesi dayalı olarak aynı kanunun yukarıda belirtilen 11. maddedeki hakların
kullanılması kapsamında yapılacak başvurularda yazılı olarak başvurunun
iletileceği kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
KVK Kanunu’nun 11.
maddesinde belirtilen haklardan kullanılması talep edilen hakka yönelik
açıklamaları içeren talebin; şahsen ya da noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen
diğer yöntemler ile iletilebilir.
2.3.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
KVK Kanunu ile bir takım
kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine
veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir.
Bu veriler; ırk, etnik
köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve
kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza
mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik
verilerdir.
Şirketimiz tarafından,
KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak
işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle
davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması
için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler
bakımından özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler sağlanmaktadır.
2.4.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
Şirketimiz, KVK
Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi
sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz tarafından
kişisel veri sahiplerine kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında şirketimizin
kimliğini, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel
verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın
yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesi
kapsamında sahip olduğu haklarla ilgili aydınlatma yapmaktadır.
Anayasa’nın 20.
maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme
hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 11.
maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de
sayılmıştır.
Şirketimiz bu kapsamda,
Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 11. maddelerine uygun olarak kişisel veri
sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.
Bunun yanında Şirketimiz,
KVK Kanunu’ndaki tüm hususlar ile başta
“hukuka ve dürüstlük” kuralına uygun kişisel veri işleme faaliyetinde
bulunduğunu kişisel veri sahipleri ile ilgililere işbu Politika belgesi başta
olmak üzere çeşitli kamuoyuna açık dokümanlarla duyurarak, kişisel veri işleme
faaliyetlerinde ilgilileri bilgilendirmeyi ve bu çerçevede hesap
verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamaktadır. Ayrıca şirketimiz ilgili kişileri;
kişilerin açık rızasına başvurduğu zamanlar başta olmak üzere, kendi faaliyetleri
ve kanundaki hususlar hakkında farklı yöntemlerle de bilgilendirmede
bulunmaktadır.
BÖLÜM
3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
Şirketimiz, Anayasa’nın
20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin
işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve
gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı,
sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır.
Şirketimiz kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği
süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir.
Şirketimiz, Türkiye
Cumhuriyeti Anayasası’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 5. maddeleri gereğince, kişisel
verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVK Kanunu’nun 5. maddesindeki
şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemektedir.
Şirketimiz, KVK
Kanunu’nun 6. maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi
bakımından öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Şirketimiz, KVK
Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması
konusunda kanunda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından ortaya konulan düzenlemelere
uygun davranmaktadır.
3.1.
KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK
İŞLENMESİ
3.1.1.
Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Şirketimiz; kişisel
verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven
ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda şirketimiz, kişisel
verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel
verileri amacın dışında kullanmamaktadır.
3.1.2.
Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Şirketimiz; kişisel veri
sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak
işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu
doğrultuda gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
3.1.3.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Şirketimiz, meşru ve
hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir.
Şirketimiz, kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için
gerekli olan kadar işlemektedir. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hangi
amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya
konulmaktadır.
3.1.4.
İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Şirketimiz, kişisel
verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte
ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin
işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin araç satış departmanında fatura bilgisi
için gerekli veriler işlenmemektedir bu veriler muhasebe departmanında
işlenmektedir. İnsan kaynakları departmanında güvenlik kamera kayıtları
işlenmemekte bu veriler bilgi işlem departmanında işlenmektedir
3.1.5.
İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza
Etme
Şirketimiz, kişisel
verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için
gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle
ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp
öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun
davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için
gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren
sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler şirketimiz tarafından silinmekte,
yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
3.2.
KİŞİSEL VERİLERİN, KVK KANUNU’NUN 5. MADDESİNDE BELİRTİLEN KİŞİSEL VERİ İŞLEME
ŞARTLARINDAN BİR VEYA BİRKAÇINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLEME
Kişisel verilerin
korunması Anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın
yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve
ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa'nın 20. maddesinin 3. fıkrası gereğince, kişisel
veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla
işlenebilecektir.
Şirketimiz bu doğrultuda
ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen
hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.
Şirketimiz tarafından
kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de,
her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde 6698 sayılı Kanun’un 4. maddesinde
belirtilen genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.
Kişisel veri sahibinin
açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün
kılan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda
yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir.
Kişisel veri işleme faaliyetinin
dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu
şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.
Kişisel verilerin işlenmesinden önce aşağıda yer alan şartlar aranır.
• Kişisel Veri Sahibinin
Açık Rızasının Bulunması
• Kanunlarda Açıkça
Öngörülmesi
• Fiili İmkânsızlık
Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
• Sözleşmenin Kurulması
veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
• Şirketin Hukuki
Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
• Kişisel Veri Sahibinin
Kişisel Verisini Alenileştirmesi
• Bir Hakkın Tesisi veya
Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
• Şirketimizin Meşru
Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
3.3.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Şirketimiz tarafından,
KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde,
KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.
KVK Kanunu’nun 6.
maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya
ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli”
olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi
inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da
sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik
tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
KVK Kanunu’na uygun bir
biçimde şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu
tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki
durumlarda işlenmektedir:
• Kişisel veri sahibinin
açık rızası var ise veya
• Kişisel veri sahibinin
açık rızası yok ise; ilgili kişinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel
nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
• Kişisel veri sahibinin
açık rızası yok ise; ilgili kişinin
sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak
kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin
yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla,
sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar
tarafından işlenmektedir.
3.4.
KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Şirketimiz hukuka uygun
olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini
alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel
verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, kurumlara, grup şirketlerine,
üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Aktarım yapılan kişiler Rena
Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nin Aydınlatma Metninde ayrıca
ve açıkça belirtilmiştir. Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde
öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Kişisel
Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Şirketimiz hukuka uygun
kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak
kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini
üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Şirketimiz tarafından kişisel veriler; KVK
Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli
Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda
Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir
korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu
yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu
Yabancı Ülke”) aktarılmaktadır. Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 9.
maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
3.5.
BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME
FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ
Şirketimiz tarafından
güvenliğin sağlanması amacıyla, şirketimiz binalarında ve tesislerinde güvenlik
kamerasıyla izleme faaliyeti ile müşteri, misafir ve çalışan giriş çıkışlarının
takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
Güvenlik kameraları
kullanılması ile müşteri, misafir ve çalışan giriş çıkışlarının kayıt altına
alınması yoluyla şirketimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş
olmaktadır.
Şirketimiz, güvenlik
kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; sunulan hizmetin kalitesini artırmak,
güvenilirliğini sağlamak, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, şirket yetkililerinin,
şirket hissedarlarının ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların
çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin diğer
hizmetlere ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.
Dijital ortamda
kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda şirket çalışanının
erişimi bulunmaktadır. Canlı kamera görüntülerini ise, güvenlik görevleri izleyebilmektedir.
Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği
verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
Şirketimiz tarafından KVK
Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda
elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari
tedbirler alınmaktadır.
Yukarıda belirtilen
kamerayla kayıt dışında şirketimiz tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu politikada
belirtilen amaçlarla, şirketimiz binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının
takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
3.6.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI
Türk Ceza Kanunu’nun 138.
maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun
hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren
sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketimizin kendi kararına istinaden veya
kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya
anonim hâle getirilir.
Bu kapsamda şirketimizin
ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere şirket içerisinde gerekli teknik ve idari
tedbirleri alarak; bu konuda gerekli işleyiş mekanizmaları geliştirmiş olup; bu
yükümlüklerine uygun davranmak üzere ilgili iş birimlerini eğitmekte,
görevlendirme ve farkındalıklarını sağlamaktadır.
Misafir olarak şirket
binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da şirket
nezdinde asılan ya da http://www.renests.com/ web
adresinde yayınlanarak misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz
konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş çıkış
takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte
veya ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine
kaydedilmektedir.
Şirketimiz tarafından
güvenliğin sağlanması ve bu politikada belirtilen amaçlarla; şirketimiz
tarafından showroom ve internet sitesi içerisinde kalınan süre boyunca talep
eden ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet
erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre
düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu
kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya
şirket içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki
yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.
Bu çerçevede elde edilen
log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır.
Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan şirket çalışanları bu kayıtları yalnızca yetkili
kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak
üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır. Kayıtlara
erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin
gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir. Şirketimiz sahibi olduğu internet
sitelerinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini
ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine
özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık
faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (örneğin
çerezler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketlerini kaydetmektedir.
BÖLÜM
4 – DİĞER HUSUSLAR
4.1.
ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASININ DİĞER POLİTİKALARLA
OLAN İLİŞKİSİ
Şirket işbu politika ile
ortaya koymuş olduğu esasları; ilgili esasların icrasına yönelik ortaya koyduğu
politika, prosedür ve uygulama rehberleri ile şirket içerisinde uygulanmasını temin
etmektedir. Kişisel verilerin korunması konusunda ortaya konulan politika,
prosedür ve uygulama rehberleri ile şirketin diğer alanlarda yürüttüğü temel
politikalar, prosedürler ve uygulama rehberiyle de bağı kurularak, şirketin
benzer amaçlarla farklı politika esaslarıyla işlettiği süreçler arasında
uyumluluk da sağlanmaktadır.
4.2.
ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI YÖNETİM YAPISI
Şirket bünyesinde işbu
politika ve bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları, prosedürleri ve
uygulama rehberlerini yönetmek üzere, Satış Departmanı’na bir takım görev ve
sorumluluklar verilmiştir. Bu görev ve sorumluluklar aşağıdaki gibidir.
• Kişisel Verilerin
Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri
hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere yönetim kurulunun onayına sunmak.
• Kişisel Verilerin
Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne
şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede
bulunmak ve koordinasyonu sağlamak hususlarını yönetim kurulunun onayına
sunmak.
• KVK Kanunu ve ilgili
mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve
yapılması gerekenleri üst yönetimin onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve
koordinasyonunu sağlamak.
• Kişisel Verilerin
Korunması ve İşlenmesi konusunda şirket içerisinde ve şirketin iş ortakları
nezdinde farkındalığı arttırmak.
• Şirketin kişisel veri
işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin
alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak.
• Kişisel verilerin
korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve icra
edilmesini sağlamak.
• Kişisel veri
sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak.
• Kişisel veri
sahiplerinin; kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilenmelerini
temin etmek üzere bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin icrasını koordine
etmek.
• Kişisel Verilerin
Korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere
ve düzenlemelere uygun olarak şirket içinde yapılması gerekenle konusunda üst
yönetime tavsiyelerde bulunmak.
• Kişisel Verilerin
Korunması Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri koordine etmek.
• Şirket üst yönetiminin
kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.