KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

Hedef Kitle:

Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi Tarafından Kişisel Verileri İşlenen Tüm Gerçek Kişiler

Hazırlayan:

Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi

Onaylayan:

Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi Yönetim Kurulu

 

BÖLÜM 1 – GİRİŞ

1.1. GİRİŞ

1.2. POLİTİKANIN AMACI

1.3. KAPSAM

1.4. TANIMLAR

1.5. POLİTİKANIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI

1.6. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ

BÖLÜM 2 – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

2.1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

2.2. VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ; BU HAKLARI ŞİRKETİMİZE İLETECEĞİ

KANALLARIN YARATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN

DEĞERLENDİRMESİ

2.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

2.4. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

BÖLÜM 3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

3.1. KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK İŞLENMESİ

3.2. KİŞİSEL VERİLERİN, KVK KANUNU’NUN 5. MADDESİNDE BELİRTİLEN KİŞİSEL VERİ

İŞLEME ŞARTLARINDAN BİR VEYA BİRKAÇINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI

OLARAK İŞLEME

3.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

3.4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

3.5. BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME

FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

3.6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI

BÖLÜM 4 – DİĞER HUSUSLAR

4.1. ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASININ DİĞER

POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ

4.2. ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI YÖNETİM YAPISI

1.1. GİRİŞ

Kişisel verilerin korunması, şirketimizin en önemli öncelikleri arasındadır. Bu konunun en önemli ayağını ise işbu politika ile yönetilen; çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, şirket yetkililerinin, şirket hissedarlarının ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi oluşturmaktadır.

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda, Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketinin işbu politika ile yönetilen; çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, şirket yetkililerinin, şirket hissedarlarının ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasına gerekli özeni göstermekte ve bunu bir şirket politikası haline getirmektedir.

Bu kapsamda, ilgili mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi tarafından gereken idari ve teknik tedbirler azami düzeyde alınmaktadır.

Bu politikada kişisel verilerin işlenmesinde Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi benimsediği ve aşağıda sıralanan temel ilkelere ilişkin detaylı açıklamalarda bulunulacaktır:

• Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,

• Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,

• Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,

• Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,

• Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,

• Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,

• Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,

• Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma,

• Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,

• Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme,

• Kişisel verileri yasaya uygun olarak imha etme.

1.2. POLİTİKANIN AMACI

Bu politikanın temel amacı, Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, şirket yetkililerinin, şirket hissedarlarının ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin başta olmak üzere kişisel verileri kurumumuz tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır.

1.3. KAPSAM

Bu politika; çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, şirket yetkililerinin, şirket hissedarlarının ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri gruplarına ilişkin işbu politikanın uygulama kapsamı politikanın tamamı olabileceği gibi; yalnızca bir kısım hükümleri de olabilecektir.

1.4. TANIMLAR

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Çalışan Adayı: Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketin incelemesine açmış olan gerçek kişiler

İşbirliği İçerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri:

Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin müşteriler, hissedarlar, çalışanlar v.b.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin ad soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli veriler

Şirket Hissedarı: Şirket kurucuları ve kurucu temsilcileri gerçek kişiler

Şirket Yetkilisi: Şirketin Genel Müdürü ve diğer yetkili gerçek kişiler

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir. Örneğin müşterilere satış sözleşmesini imzalatan satış sorumlusu, şirketin muhasebe departmanı vb

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi

Ziyaretçi: Şirketin sahip olduğu fiziksel showroom, gibi yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler

1.5. POLİTİKANIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralların Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlenmesinden oluşturulmuştur. Şirketimiz, KVK Kanunu’nda öngörülen yürürlük sürelerine uygun hareket etmek üzere gerekli hazırlıklarını yürütmektedir.

1.6. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ

Şirketimiz tarafından düzenlenen bu politika 01.01.2022 tarihlidir.

BÖLÜM 2 – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

2.1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

Şirketimiz, aşağıda belirtilen hususlarda veri güvenliği konusunda gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirleri almakta, bu konuda en üst düzeyde dikkat ve özeni göstermektedir. Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca “veri güvenliğini” sağlamaya yönelik alınan aksiyonlar ve tedbirler aşağıda belirtilmektedir.

• Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlara göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

• Şirketimiz, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği ve teknolojik imkânlar doğrultusunda teknik ve idari tedbirler almaktadır.

• Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlenmesi ve verilerin hukuka uygun muhafazasını sağlanması konusunda kişisel verileri aktarmış olduğu iş ortakları ve tedarikçiler gibi veri işleyen kurumlar nezdinde farkındalıkları arttırmaktadır.

• Şirketimiz veri sorumlusu olarak kişisel verileri işlerken uymak zorunda olduğu yükümlülükler ve bu konuda geliştirdiği hukuksal, idari ve teknik tedbirlere uyma zorunluluğu Şirketimizin tedarikçi, iş ortağı gibi çeşitli sıfatlarla ilişkide olduğu veri işleyen kurumlara veri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetin niteliğiyle uyumlu bir şekilde sözleşmesel olarak yükletilmektedir. Ancak sözleşmelere rağmen şirketimiz ile eşdeğer yahut asgari düzeyde gereken idari ve teknik tedbirleri almayan veri işleyen kurumların, denetimi konusunda şirketimizin bir yükümlülüğü olmamakla birlikte riskli görülmesi halinde veri aktarımını durdurma hakkı saklıdır.

• Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar doğrultusunda gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

• Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları şirketin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

• Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

2.2. VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ; BU HAKLARI ŞİRKETİMİZE İLETECEĞİ KANALLARIN YARATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN DEĞERLENDİRMESİ

Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir. Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak şirketimize iletmeleri durumunda şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, şirketimiz tarafından KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1inci fıkrası gereğince yukarıda belirtilen hakların kullanılması ile ilgili talebin “yazılı” veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulunun belirlediği diğer yöntemlerle şirketimize iletilmesi gerekmektedir. Kişisel Verilerin Korunması Kurulu şu aşamada herhangi bir yöntem belirlemediği için başvuruların Kanunun amir hükmü gereği yazılı olarak şirketimize iletilmesi gerekmektedir.

Yukarıda belirtilen hakların kullanılması için, kimliği tespit edici gerekli bilgiler ve kullanmak istenilen haklara yönelik açıklamalarla birlikte talebin, Kanunun 11. maddesinde belirtilen hangi hakkın kullanımına ilişkin olduğunun da belirtilerek şirketimize iletilmesi; talebe ilişkin başvurunun daha hızlı ve etkili bir şekilde cevaplandırılmasını sağlayacaktır.

Bu çerçevede şirketimiz,  Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. maddesi dayalı olarak aynı kanunun yukarıda belirtilen 11. maddedeki hakların kullanılması kapsamında yapılacak başvurularda yazılı olarak başvurunun iletileceği kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.

KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanılması talep edilen hakka yönelik açıklamaları içeren talebin; şahsen ya da noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile iletilebilir.

2.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

KVK Kanunu ile bir takım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir.

Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler sağlanmaktadır.

2.4. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz tarafından kişisel veri sahiplerine kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında şirketimizin kimliğini, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında sahip olduğu haklarla ilgili aydınlatma yapmaktadır.

Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de sayılmıştır.

Şirketimiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 11. maddelerine uygun olarak kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.

Bunun yanında Şirketimiz,  KVK Kanunu’ndaki tüm hususlar ile başta “hukuka ve dürüstlük” kuralına uygun kişisel veri işleme faaliyetinde bulunduğunu kişisel veri sahipleri ile ilgililere işbu Politika belgesi başta olmak üzere çeşitli kamuoyuna açık dokümanlarla duyurarak, kişisel veri işleme faaliyetlerinde ilgilileri bilgilendirmeyi ve bu çerçevede hesap verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamaktadır. Ayrıca şirketimiz ilgili kişileri; kişilerin açık rızasına başvurduğu zamanlar başta olmak üzere, kendi faaliyetleri ve kanundaki hususlar hakkında farklı yöntemlerle de bilgilendirmede bulunmaktadır.

BÖLÜM 3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirketimiz, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Şirketimiz kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir.

Şirketimiz, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 5. maddeleri gereğince, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVK Kanunu’nun 5. maddesindeki şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemektedir.

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 6. maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından ortaya konulan düzenlemelere uygun davranmaktadır.

3.1. KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK

İŞLENMESİ

3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Şirketimiz; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın dışında kullanmamaktadır.

3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Şirketimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu doğrultuda gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirketimiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır.

3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin araç satış departmanında fatura bilgisi için gerekli veriler işlenmemektedir bu veriler muhasebe departmanında işlenmektedir. İnsan kaynakları departmanında güvenlik kamera kayıtları işlenmemekte bu veriler bilgi işlem departmanında işlenmektedir

3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

3.2. KİŞİSEL VERİLERİN, KVK KANUNU’NUN 5. MADDESİNDE BELİRTİLEN KİŞİSEL VERİ İŞLEME ŞARTLARINDAN BİR VEYA BİRKAÇINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLEME

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa'nın 20. maddesinin 3. fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir.

Şirketimiz bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de, her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde 6698 sayılı Kanun’un 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir.

Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. Kişisel verilerin işlenmesinden önce aşağıda yer alan şartlar aranır.

• Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

• Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

• Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

• Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

• Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

• Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

• Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

• Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

3.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.

KVK Kanunu’nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

KVK Kanunu’na uygun bir biçimde şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise; ilgili kişinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;  ilgili kişinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

3.4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirketimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, kurumlara, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Aktarım yapılan kişiler Rena Mimarlık Tasarım Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nin Aydınlatma Metninde ayrıca ve açıkça belirtilmiştir. Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Şirketimiz hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Şirketimiz tarafından kişisel veriler; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılmaktadır. Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

3.5. BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

Şirketimiz tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, şirketimiz binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile müşteri, misafir ve çalışan giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameraları kullanılması ile müşteri, misafir ve çalışan giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla şirketimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.

Şirketimiz, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; sunulan hizmetin kalitesini artırmak, güvenilirliğini sağlamak, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, şirket yetkililerinin, şirket hissedarlarının ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin diğer hizmetlere ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.

Dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Canlı kamera görüntülerini ise,  güvenlik görevleri izleyebilmektedir. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Yukarıda belirtilen kamerayla kayıt dışında şirketimiz tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu politikada belirtilen amaçlarla, şirketimiz binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

3.6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI

Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketimizin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Bu kapsamda şirketimizin ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere şirket içerisinde gerekli teknik ve idari tedbirleri alarak; bu konuda gerekli işleyiş mekanizmaları geliştirmiş olup; bu yükümlüklerine uygun davranmak üzere ilgili iş birimlerini eğitmekte, görevlendirme ve farkındalıklarını sağlamaktadır.

Misafir olarak şirket binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da şirket nezdinde asılan ya da http://www.renests.com/ web adresinde yayınlanarak misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte veya ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

Şirketimiz tarafından güvenliğin sağlanması ve bu politikada belirtilen amaçlarla; şirketimiz tarafından showroom ve internet sitesi içerisinde kalınan süre boyunca talep eden ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya şirket içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan şirket çalışanları bu kayıtları yalnızca yetkili kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir. Şirketimiz sahibi olduğu internet sitelerinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (örneğin çerezler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketlerini kaydetmektedir.

BÖLÜM 4 – DİĞER HUSUSLAR

4.1. ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASININ DİĞER POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ

Şirket işbu politika ile ortaya koymuş olduğu esasları; ilgili esasların icrasına yönelik ortaya koyduğu politika, prosedür ve uygulama rehberleri ile şirket içerisinde uygulanmasını temin etmektedir. Kişisel verilerin korunması konusunda ortaya konulan politika, prosedür ve uygulama rehberleri ile şirketin diğer alanlarda yürüttüğü temel politikalar, prosedürler ve uygulama rehberiyle de bağı kurularak, şirketin benzer amaçlarla farklı politika esaslarıyla işlettiği süreçler arasında uyumluluk da sağlanmaktadır.

4.2. ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI YÖNETİM YAPISI

Şirket bünyesinde işbu politika ve bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları, prosedürleri ve uygulama rehberlerini yönetmek üzere, Satış Departmanı’na bir takım görev ve sorumluluklar verilmiştir. Bu görev ve sorumluluklar aşağıdaki gibidir.

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere yönetim kurulunun onayına sunmak.

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak hususlarını yönetim kurulunun onayına sunmak.

• KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve yapılması gerekenleri üst yönetimin onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak.

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda şirket içerisinde ve şirketin iş ortakları nezdinde farkındalığı arttırmak.

• Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak.

• Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve icra edilmesini sağlamak.

• Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak.

• Kişisel veri sahiplerinin; kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilenmelerini temin etmek üzere bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin icrasını koordine etmek.

• Kişisel Verilerin Korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak şirket içinde yapılması gerekenle konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak.

• Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri koordine etmek.

• Şirket üst yönetiminin kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.